労務管理システムを取り入れて人事部の書類作業を削減しましょう

賢く、楽に。

人事労務管理関連業務の効率化で得られる大切なメリット

PCをする女性

従業員を雇うと、雇用者の責任の一環として、その従業員に関する様々な人事・労務管理に関連した業務を行う責任が生じます。この責任は重く、決して軽んじられるべきものではないとはいえ、その大半が事務処理業務であることもまた確かです。人事の担当者や、人事担当者と共に労務管理の仕事に関与せざるを得ない管理職者の中には、あまりにも書類作業が多く、それによって他の業務に取り組む時間が削られることで、モチベーションが下がる人も少なくありません。そこでおすすめなのが、人事労務管理システムを導入して、こうした書類作業の軽減を図ることです。
人事関連業務の中でも、定型的な申請関連業務や、給与計算、勤怠管理などをシステムによって電子化することで、書類の作成や確認、承認、保管といった業務の多くが不要になります。書類で対応していると、記入して入力と2ステップになるところ、最初から情報提供する立場にいるものが直接システムに入力するため、ステップを簡素化できます。このような形で、人事や労務管理業務を効率化すると、管理職者にしても人事担当者にしても、他の業務により力を注ぐ余裕を持てるようになり、モチベーションも回復するというメリットが期待されるでしょう。

今こそ労務管理にシステムを導入すべき理由

「人事」「労務管理」と言われて、その作業範囲、作業量を一言で言い表す事が出来るでしょうか。日本において、労働法規や働き方、雇用の在り方は多様化の一途をたどっており、それに伴って複雑性や作業量は加速度的に増加しているのが現状です。
数年の間に「マイナンバー」や「休日取得日数義務化」などなど、法令の変化に従って書類も変われば書くべき事も変わるという、人手不足と言われながらこうした本業以前の部分で大きな手間を抱えてしまっている状況は、会社にも従業員にもお互い大きなデメリットになってしまいます。
そこでオススメされるのが、人事労務管理システムを導入するという手段です。とにかく煩雑で、書類を管理する分量も膨大になりがちな部分がコンピューターに収まる、というだけでもそのメリットは少なくありません。更に電子データであれば、入力されたデータを関連付ける事で、自動入力・処理を行える仕組みを導入しているものも多数あります。
労務管理でめったに見かけないような書類を求められても、人事で何年も扱わなかった書類を突然引っ張り出す事になっても、はたまた毎日の勤怠管理を簡単便利に取りまとめる事も、一気に省力化を図れる見込みがある分野です。需要の拡大に合わせてサービスも向上している今こそ、導入を検討するチャンスだと言えるでしょう。

迅速な人事関連手続きが可能になる人事労務管理システム

支社や出張所などが各地にある会社の場合、人事・労務管理業務を紙ベースで行うと、書類作業そのものの煩雑さとは別に、文書のやり取りにいちいち宅配便を使わなければならないという問題があります。よく使われるやり方としては、中央と支社、それぞれで、宅配便の集荷時刻までに提出されたものをまとめて業者に引き渡し、翌日か、翌々日に宛先の事業所に届くというものです。このスピードが命の時代に、いかにものんびりしたやり方ですが、実際、人事・労務管理関連の手続を、このような方法で実施し続けている会社は少なくありません。
今では、人事ならびに労務管理関係の仕事の大半をシステム化した便利なツールがいくらでもあります。そのような人事労務管理システムを導入すると、宅配便の集荷タイミングに合わせて書類を用意するという縛りがなくなるので、従業員もその上長も、もっと余裕をもって手続きを進められるようになるでしょう。申請や承認業務がシステム化されていると、申請者たるスタッフ、承認者である上長や人事担当者が、オフィスにいようと、在宅勤務であろうと、海外出張中宇であろうと、何ら問題なく自分の役割を果たすことが出来ます。結果的に、あらゆる人事・労務管理手続きをより迅速に処理できるようになるでしょう。


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